Polska jest jednym z pionierów w Unii Europejskiej we wprowadzeniu elektronicznego systemu wymiany faktur. W 2022 r. Ministerstwo Finansów uruchomiło platformę, Krajowy System e-Faktur, służącą do wystawiania i otrzymywania e-faktur. Od lipca 2024 r. elektroniczne fakturowanie ma stać się dla przedsiębiorców obowiązkowe. Rozwiązanie to niesie szereg korzyści, ale są też pewne wyzwania. W jaki sposób można uprościć cały proces zmiany?
Przed nami pierwsza od kilku lat poważna zmiana podatkowa, wymagająca dostosowania firmowych systemów finansowo-księgowych. W tym roku miną bowiem 4 lata od wprowadzenia Białej Listy podatników VAT i 7 lat od pojawienia się Jednolitego Pliku Kontrolnego. Tą zmianą jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który obecnie jest dobrowolny, ale, jak zakłada Ministerstwo Finansów, w połowie 2024 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Innowacje na skalę europejską
KSeF to teleinformatyczny system, który służy do wystawiania, odbierania i uzyskiwania dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Ten dokument to rodzaj faktury elektronicznej w formacie XML. Od 2019 r. faktury ustrukturyzowane są obowiązkowo używane w całej Unii Europejskiej przy zamówieniach publicznych. Kolejnym krokiem jest poszerzenie zakresu obowiązywania faktur ustrukturyzowanych o transakcje B2 B oraz B2 C. Początkowo korzystanie z KSeF miało stać się obligatoryjne już w 2023 r., ale ostatecznie Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć termin na 1 lipca 2024 r. Poza nami na wprowadzenie e-faktur zdecydowali się także Hiszpanie, Włosi i Portugalczycy.
Jak w skrócie działa KSeF? Faktury będą musiały być wystawiane przez podatników w formie ustrukturyzowanej, czyli w formacie XML zgodnym ze schemą udostępnioną przez MF. Schema zawiera ściśle zdefiniowany katalog pól podzielony na pola obligatoryjne, fakultatywne i opcjonalne. Wystawienie faktury będzie polegało na przesłaniu pliku XML na portal KSeF. Potwierdzeniem wystawienia faktury na portalu będzie uzyskanie ID KSeF, służącego do identyfikacji dokumentu. Do momentu wejścia obowiązku w życie na stosowanie faktury ustrukturyzowanej musi zgodzić się nabywca – sprzedawca nie może korzystać z niej automatycznie ani narzucić jej stosowania drugiej stronie.
Od 1 lipca 2024 r. zgoda nie będzie wymagana. Informacja, czy dany podmiot musi otrzymywać bądź wystawiać e-fakturę, będzie widoczna w zestawieniu podatników VAT, w tzw. Białej Liście.
Szybszy zwrot podatku i koniec archiwizowania
Jedną z głównych zalet korzystania z KSeF jest możliwość szybszego otrzymywania zwrotu podatku VAT, ponieważ termin zwrotu został skrócony z 60 do 40 dni. Kolejną zaletą jest to, że KSeF to bezpieczne archiwum do przechowywania faktur, co oznacza, że przedsiębiorcy są zwolnieni z obowiązku archiwizowania swoich faktur. Co więcej, przedsiębiorcy korzystający z KSeF są zwolnieni z obowiązku sporządzania JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur VAT) na żądanie organów podatkowych.
Wprowadzenie obowiązkowego systemu e-fakturowania to także udogodnienie dla Ministerstwa Finansów. Organy zyskują niemal natychmiastowy wgląd w dane, co przekłada się na skuteczniejsze wykrywanie oszustw i kontrolę w zakresie podatku VAT. Wreszcie, komunikacja z organami podatkowymi podczas audytów i innych czynności kontrolnych powinna stać się płynniejsza. Automatyzacja całego procesu w systemie spowoduje, że wszystkie dane będą dostępne na żądanie.
Możliwe wysokie kary
Jednak dostosowanie pod wymagania KSeF nie jest pozbawione wyzwań. Cały proces może zająć nawet kilka miesięcy. Oznacza to, że czasu nie jest wcale tak dużo, jak mogłoby się to wydawać. Przed szczególnym wyzwaniem stoją firmy duże i średnie. Wystawienie faktury poza systemem może wiązać się z karą wynoszącą nawet 100 proc. wysokości kwoty podatku należnego wynikającego z faktury. W grę mogą więc wchodzić wysokie kwoty.
Innym wyzwaniem jest centralizacja – przedsiębiorstwo ma jedno konto w KSeF, do którego trafiają wszystkie faktury. Nie ma podziału na kategorie, co może prowadzić do pewnej dezorganizacji prac. Ponadto przepisy będą się zapewne zmieniać, co będzie wymagało dostosowania się ze strony przedsiębiorstw.
Ograniczeniem KSeF jest także brak walidacji rachunkowej i biznesowej przesyłanych faktur. Sprawdzane są jedynie uprawnienia osoby korzystającej z systemu, a także zgodność ze schemą, wzorem stworzonym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku wystąpienia błędów rachunkowych konieczne będzie więc wygenerowanie faktury korygującej. Nie będzie możliwości anulowania faktury. Inne wyzwania to: brak możliwości dołączenia załącznika do faktury czy ograniczenie znaków w poszczególnych polach dokumentu. Nowy system należy przetestować odpowiednio wcześnie, dlatego przedsiębiorcy powinni przystąpić do prac nad integracją z KSeF już dziś.
Czas wyzwań
Na rynku można znaleźć różne rozwiązania mające zapewnić integrację programów informatycznych z KSeF. Niemałe wyzwanie stoi przed przedsiębiorstwami korzystającymi z systemu SAP, powszechnie używanego przez globalne korporacje. Wymaganiom integracji SAP – KSeF odpowiada dodatek firmy KBJ – aplikacja e-KSF. Aplikacja łączy się z Krajowym Systemem e-Faktur poprzez API udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Proces tworzenia, obioru i wysyłki faktur odbywa się automatycznie. Ponadto, przed wysłaniem dokumenty są sprawdzane pod względem technicznym. W ramach prac wdrożeniowych KBJ oferuje integracje z systemami do obiegu dokumentów – faktury zakupowe wystawione przez dostawców i odebrane z portalu mogą trafić bezpośrednio do istniejącego workflow. Oprogramowanie może zostać dostosowane do indywidualnych potrzeb klienta. Aplikacja e-KSF będzie aktualizowana do zmieniających się wymogów prawnych. Wdrożenie takiego typu systemu trwa kilka miesięcy. Dodatkowo firma powinna uwzględnić kilka tygodni na przetestowanie nowego rozwiązania i odpowiednio wcześnie podłączyć się do platformy KSeF. Dlatego też odkładanie decyzji, by dostosować firmę do nowych wymagań prawnych, to niepotrzebne ryzyko.
Choć przesunięcie terminu obowiązku to dobry krok, dający przedsiębiorcom trochę oddechu, to ze względu na złożoność procesu dostosowania się do przepisów, na wdrożenie e-faktury nie ma wcale tak wiele czasu, jak mogłoby się wydawać. Czekanie na ostatnią chwilę stanowi duże ryzyko dla podatnika. Szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że do KSeF będą musieli podłączyć się wszyscy przedsiębiorcy.
