Cash-flow pod kontrolą – jak finansować bieżącą działalność?

Opóźnione spłaty dotykają dziś większości firm korzystających z odroczonych terminów płatności. Skala zaległości polskich przedsiębiorstw rośnie, choć liczba firm z problemami płatniczymi maleje. To pozorny paradoks: mniej firm ma dziś kłopoty z terminowością, ale te, które je mają, są zadłużone głębiej niż jeszcze rok temu. Takie ryzyko trudno dostrzec w miesięcznym zestawieniu, bo sytuacja płatnicza zmienia się szybciej niż rytm raportowania.

Vaidas Knieża
CEO Fitek

Mimo częściowej cyfryzacji systemu, jaką wprowadził KSeF, jednym z wyzwań pozostaje jakość i dostępność danych, które trafiają do modelu prognostycznego. Firma korzystająca z systemu ERP i osobnego oprogramowania księgowego często musi łączyć dane z kilku źródeł, zanim zacznie je analizować i prognozować przepływy pieniężne. Taki proces prowadzi do błędów i opóźnień, a czasem utraty aktualności informacji. Zamknięcie miesiąca w trybie ręcznym oznacza, że model pracuje na danych sprzed tygodni. Każdy kolejny etap dokłada własne opóźnienie. Jeśli problem zostanie wykryty dopiero przy zamknięciu miesiąca, jego poprawienie oznacza często powrót do wcześniejszych etapów procesu. W efekcie prognoza cash-flow może być już nieaktualna w momencie, gdy zarząd zaczyna z niej korzystać.

Zmiana zachodzi dziś na dwóch poziomach jednocześnie

Pierwszy ma charakter regulacyjny. KSeF wprowadza jednolity format ustrukturyzowanej faktury, a przepisy związane z jego wdrożeniem skracają podstawowy termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni. Obowiązek został wprowadzony etapami: od 1 lutego 2026 r. objął firmy, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia pozostałych przedsiębiorców. Do końca roku z przejściowego ułatwienia mogą jeszcze korzystać najmniejsi podatnicy, jeżeli łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami wystawionymi poza KSeF nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie.

Sam KSeF porządkuje jednak przede wszystkim sposób wystawiania i odbierania faktur. Nie przesądza o tym, jak szybko dane z dokumentu zostaną sprawdzone, zaakceptowane i wykorzystane przez księgowość czy controlling. Przy 500 fakturach miesięcznie ręczna obsługa oznacza setki pojedynczych czynności, a wraz z ich liczbą rośnie ryzyko pomyłek i opóźnień. Dopiero integracja KSeF z ERP i wewnętrznym obiegiem dokumentów pozwala ograniczyć to ryzyko i skrócić drogę faktury do systemu finansowo-księgowego.

Ma to znaczenie nie tylko dla sprawności samego procesu, lecz także dla oceny sytuacji finansowej firmy. Im wcześniej dokument zostanie prawidłowo zarejestrowany i zatwierdzony, tym szybciej wynikająca z niego należność lub zobowiązanie może zostać uwzględnione w analizie. Dane z faktur trzeba jednak połączyć z aktualnym stanem rozrachunków i rzeczywistymi wpływami na rachunki. Dopiero taki obraz pozwala zauważyć, że spodziewane środki nie wpłynęły w terminie, podczas gdy firma sama zbliża się do terminów płatności.

Skala problemu

Skala tego problemu jest istotna. Według Skanera MŚP BIG InfoMonitor 49 proc. firm przyznaje, że zamrożone, nieopłacone w terminie faktury obniżają ich płynność i utrudniają regulowanie własnych zobowiązań, a kolejne 25 proc. wskazuje, że wpływ zależy od sytuacji. Dla blisko trzech na cztery firmy problemy z płatnościami kontrahentów przekładają się więc wprost albo pośrednio na ich własną kondycję finansową. Szybsza informacja pomaga wcześniej zdecydować, czy firma rzeczywiście potrzebuje kapitału obrotowego, w jakiej wysokości i na jak długo. To istotne również z perspektywy finansowania bieżącej działalności. Im wcześniej przedsiębiorca widzi lukę w przepływach, tym większy ma wybór: może negocjować terminy z dostawcami, zmienić warunki płatności z odbiorcami, ograniczyć część kosztów albo sięgnąć po finansowanie, zanim problem stanie się pilny.

Od 1 stycznia 2027 r. wygaśnie przejściowe ułatwienie, które pozwala najmniejszym podatnikom wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli ich łączna wartość nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Samo upowszechnienie KSeF nie zapewni jednak kontroli nad płynnością. Dopiero zestawienie faktur i terminów płatności z informacjami o rozrachunkach, planowanych wydatkach oraz rzeczywistych wpływach na rachunki pokazuje, czy firma będzie w stanie terminowo pokryć swoje zobowiązania. Automatyzacja obiegu dokumentów skraca czas potrzebny na uwzględnienie tych danych w prognozie. Dzięki temu dział finansowy może wcześniej przyspieszyć windykację należności, przesunąć część płatności lub zabezpieczyć finansowanie konkretnej luki w przepływach.