W biznesie mówi się, że najgorsza wiadomość jest lepsza od braku wiadomości. W sytuacji pandemicznej co rusz serwuje się nam najgorsze wiadomości, a w dodatku kwestia tych jeszcze gorszych pozostaje otwarta. Praktycznie nie wiemy nic: ile potrwa pandemia, czy i kiedy pojawi się szczepionka, czy gospodarka nie zawali się z hukiem. To, co jeszcze wiosną zdawało się być specjalnym trybem działania, musi stać się, chcemy czy nie, codziennością. Chyba pierwsi zrozumieli to organizatorzy wydarzeń kongresowych.
COVID-19 uderzył jak grom. Od buńczucznego zapewniania przez niektórych polityków (litościwie pominę ich nazwiska), że Polskę wirus ominie, do gwałtownego zamykania wszystkiego na cztery spusty minęło ledwie kilka tygodni. Kilka kolejnych miesięcy było potrzebnych, by zrozumieć, że nie mamy do czynienia z uciążliwą, ale wyjątkową sytuacją, z nowym trybem życia i działania. Online, który był dotąd wisienką na torcie, efektownym dopełnieniem tradycyjnych wydarzeń, stał się podstawową formą organizacji eventów konferencyjnych. Przy wszystkich swoich plusach i minusach.
Pierwsza fala pandemii wywróciła kalendarz wydarzeń kongresowych. Z agendy spadło toruńskie wiosenne WELCONOMY organizowane od lat przez niezmordowanego Jacka Janiszewskiego, a majowy katowicki Europejski Kongres Gospodarczy odbył się w internetowej, szczątkowej formie. Oba wydarzenia w formule hybrydowej odbyły się we wrześniu – organizatorzy mogą sobie pogratulować, że zdążyli przed drugą odsłoną pandemii. Nie zdążył przed nią uciec za to projekt, który jawił się jako największy i najciekawszy ze wszystkich, czyli piąta edycja rzeszowskiego Kongresu 590.
Jak poinformowali jego organizatorzy, Kongres przełożono na lepsze czasy, czyli na wiosnę 2021 r. Moim zdaniem, była to nader racjonalna decyzja. W sytuacji, kiedy z dnia na dzień przybywa zakażonych, kiedy powstają polowe szpitale, a liczba respiratorów kurczy się w zastraszającym tempie, jego organizacja byłaby strzałem w stopę. I dla organizatorów, i dla przedstawicieli firm, i dla polityków. Nie wypada chwalić się osiągnięciami, dyskutować o biznesie i o kluczowych kwestiach, kiedy wszystko podporządkowane jest walce z pandemią.
Szkoda, że na Kongres 590 musimy poczekać kilka miesięcy z jeszcze jednego powodu. Miała to być pierwsza tej skali impreza w Polsce z pieczołowicie przestrzeganymi obostrzeniami sanitarnymi, realizowana w formie hybrydowej i dostosowana do możliwej zmiany sytuacji związanej z pandemią. W zależności od obostrzeń i sytuacji w kraju – albo równolegle realizowana „na żywo” i online, albo z prelegentami i bardzo ograniczoną liczbą publiczności i naciskiem na Internet, albo – w najmniej korzystnym wariancie – tylko online. To wielkie wyzwanie, więc może to i nieźle, że organizatorzy zyskali dodatkowy czas na dopracowanie szczegółów.
Druga fala pandemii rozwija się w najlepsze, a mówi się już o trzeciej. Organizatorzy kongresów i innych imprez gospodarczych muszą pogodzić się z tym, że konieczne będzie całkowite przemodelowanie ich wydarzeń i to na stałe. Przemodelowanie, a nie dodanie elementu transmisji online. Organizatorzy Kongresu 590 zrozumieli to jako pierwsi. Najłatwiej transmitować w sieci debatę kilku prelegentów, tyle że idea podobnych wydarzeń nie polega na organizowaniu mniej bądź bardziej ciekawych wykładów. To przede wszystkim okazja do spotkań, wymiany poglądów, nawiązywania kontaktów biznesowych i nie tylko. Jak to zastąpić w formie zdalnej? Oczywiście w pełni się nie da, ale są narzędzia, które pozwalają na to, by kongresy nie sprowadzały się jedynie do oglądania transmisji przez anonimowych użytkowników.
Taka rewolucja to także konieczność pisania budżetów od nowa. Nie oszukujmy się, na wydarzenie hybrydowe nikt nie przeznaczy tak potężnych budżetów, na jakie można było liczyć w przypadku stacjonarnych eventów. Ale skoro budujemy od nowa, to i z nowych materiałów. Może trzeba będzie w większym stopniu oprzeć się na sile think tanków niż na pieniądzach od największych… Cóż, kilka miesięcy na przemyślenia jest.
Dawid Piekarz – wiceprezes Instytutu Staszica
