Zgodność form zatrudnienia staje się nowym wyzwaniem dla HR

Jeszcze kilka lat temu działy HR koncentrowały się przede wszystkim na pozyskiwaniu pracowników, budowaniu zaangażowania czy rozwoju kompetencji. Dziś do tych zadań dochodzi kolejny, niezwykle istotny obszar – zapewnienie zgodności procesów zatrudnienia z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa. W najbliższych latach to właśnie compliance stanie się jednym z filarów nowoczesnego HR.

mec. Radosław Rogalski
adwokat, partner w Kancelarii Czupajło Ciskowski & Partnerzy

Dobrym przykładem jest nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która zmieniła sposób weryfikowania współpracy realizowanej w formule B2 B. W debacie publicznej często pojawia się hasło „koniec B2B”, jednak jest ono dużym uproszczeniem. Przepisy nie zakazują samozatrudnienia ani umów cywilnoprawnych. Nie zmieniła się również definicja stosunku pracy ani kryteria jego oceny. Zmieniła się natomiast skuteczność egzekwowania obowiązujących od lat regulacji.

To oznacza, że HR nie powinien dziś zastanawiać się, czy stosować umowy B2 B, ale czy sposób współpracy rzeczywiście odpowiada wybranej formie zatrudnienia. Sam kontrakt nie przesądza o jego charakterze. Decyduje praktyka. Jeżeli osoba wykonuje pracę osobiście, w wyznaczonych godzinach, pod bieżącym nadzorem przełożonego, w miejscu wskazanym przez firmę i bez ponoszenia własnego ryzyka gospodarczego, może się okazać, że w rzeczywistości mamy do czynienia ze stosunkiem pracy.

Szersza perspektywa

Dla działów HR oznacza to konieczność spojrzenia na procesy kadrowe znacznie szerzej niż dotychczas. Zarządzanie dokumentacją przestaje być wystarczające. Równie ważne staje się monitorowanie sposobu organizacji pracy, relacji z kontraktorami oraz odpowiedzialności menedżerów za codzienną współpracę z zespołami. Nawet najlepiej przygotowana umowa nie będzie chronić organizacji, jeżeli praktyka wykonywania obowiązków będzie odpowiadała modelowi właściwemu dla etatu.

Nowe przepisy zwiększają również znaczenie współpracy pomiędzy HR, zarządem i działem prawnym. Odpowiedzialność za prawidłowe ukształtowanie relacji z pracownikami i kontraktorami nie może spoczywać wyłącznie na jednym dziale. Coraz częściej wymaga wspólnej analizy procesów, odpowiedniego przygotowania kadry menedżerskiej oraz regularnego przeglądu obowiązujących modeli współpracy.

Jest to szczególnie istotne dlatego, że konsekwencje błędnej kwalifikacji formy zatrudnienia mogą wykraczać daleko poza samą decyzję Państwowej Inspekcji Pracy. Ryzyko obejmuje możliwość nałożenia kar za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, postępowania prowadzone przez ZUS dotyczące składek nawet za pięć lat wstecz, potencjalne roszczenia pracowników, a także konsekwencje podatkowe. W praktyce właśnie skutki finansowe związane z ubezpieczeniami społecznymi czy rozliczeniami podatkowymi bywają najbardziej dotkliwe dla przedsiębiorców.

Postawić na działania wyprzedzające

Dlatego nowoczesny HR powinien postawić na działania wyprzedzające, a nie reagowanie dopiero po rozpoczęciu kontroli. Coraz większego znaczenia nabierają audyty form zatrudnienia, analiza rzeczywistego sposobu wykonywania obowiązków oraz dostosowywanie organizacji pracy do wybranych modeli współpracy. Nie chodzi o eliminowanie umów B2 B, lecz o ich właściwe stosowanie tam, gdzie odpowiadają rzeczywistemu charakterowi świadczonych usług.

Najbliższe lata będą okresem intensywnych zmian na rynku pracy. Transparentność wynagrodzeń, rozwój sztucznej inteligencji, nowe obowiązki pracodawców czy zmieniające się kompetencje pracowników będą wymagały od działów HR coraz większej specjalizacji. Jednocześnie znaczenia nabierze zdolność do skutecznego zarządzania ryzykiem prawnym. Organizacje, które potraktują zgodność z przepisami jako element strategii biznesowej, a nie jedynie obowiązek administracyjny, zyskają nie tylko większe bezpieczeństwo, ale również przewagę konkurencyjną. W świecie rosnącej odpowiedzialności pracodawców zgodność z prawem staje się bowiem jednym z fundamentów wiarygodnego i nowoczesnego employer brandingu.