Firmy, które wykorzystały KSeF do zmian, są dziś krok dalej

Pierwszy miesiąc działania Krajowego Systemu e-Faktur za nami. Można było odnieść wrażenie, że w wielu firmach 1 lutego 2026 r. oczekiwano jak startu rakiety. Wszyscy byli w teorii gotowi, ale jednocześnie odliczali, bo dopiero gdy system ruszył na produkcji, można było zobaczyć, co naprawdę działa, a nad czym jeszcze trzeba popracować.

Wnioski z rynku po pierwszym miesiącu

Na pierwszy plan wysunął się limit pobierania faktur. Są przedsiębiorstwa, dla których okazał się on zbyt niski, by sprawnie obsłużyć realną skalę operacji. To temat, który w praktyce dotyka firmy o dużej liczbie dokumentów kosztowych i rozproszonych procesach akceptacji. Równolegle ważnym obszarem do dopracowania jest obsługa awarii i niedostępności KSeF. – Organizacje potrzebują jasnego i jednoznacznego komunikatu, że to jest awaria KSeF. Rozwiązaniem w tej kwestii powinna być Latarnia KSeF, ale ona powstała dopiero w połowie stycznia i jeszcze wymaga dopracowania – uważa Filip Kolendo, CTO i współzałożyciel Primesoft Polska, twórca systemu V-Desk.

Paradoksalnie jednak to nie kwestie stricte techniczne związane z wprowadzeniem platformy KSeF generują dziś największe problemy. W wielu organizacjach trudniejsze okazują się elementy, które wcześniej funkcjonowały poza głównym nurtem fakturowania, takie jak: załączniki do faktur, zakupy pracownicze za gotówkę, a także uprawnienia i przekazywanie dokumentów między rolami.

Podejście firm do KSeF już robi różnicę

KSeF wymusza większą dyscyplinę w takich kwestiach jak: kto ma dostęp do dokumentu, kto go opisuje, kto akceptuje i w jakiej kolejności. W firmach, gdzie procesy biznesowe nie są dobrze opisane, odpowiedzialność za działanie jest bardziej rozproszona, a w zamian rośnie ryzyko chaosu. W tym kontekście bardzo mocno wybrzmiewa różnica w podejściu firm do wdrożenia KSeF. – Dla jednych celem było wyłącznie spełnienie tego obowiązku, a inni zdecydowali się wykorzystać narzucone zasady gry i przy okazji usprawnić procesy biznesowe wewnątrz organizacji. Pierwszy miesiąc w nowej rzeczywistości pokazuje, że to drugie podejście szybciej zaczyna się zwracać – przekonuje Filip Kolendo.

By uniknąć narastających problemów, warto prześledzić realny przepływ faktury w firmie. Od momentu pojawienia się dokumentu w KSeF aż do księgowania i płatności, wraz z wyjątkami. Duplikaty, opóźnienia importu, dokumenty spoza standardowej ścieżki, brakujące załączniki czy niejednoznaczne uprawnienia potrafią zablokować proces szybciej niż błędy integracji. Audyt procesu i doprecyzowanie ról to dziś najtańsza polisa na stabilne działanie w nowej rzeczywistości e-fakturowania.

materiał partnera