Czy Polska jest gotowa na KSeF?

Ministerstwo Finansów kolejny raz przesunęło termin uruchomienia Krajowego Systemu eFaktur (KSeF). Choć Polska wciąż pozostaje jednym z europejskich liderów w dziedzinie elektronicznego fakturowania, to kolejne opóźnienie może rodzić uzasadnione pytanie o gotowość do wprowadzenia w naszym kraju tak rewolucyjnego rozwiązania.

Krzysztof Pulkiewicz

Country Manager, Unifiedpost Group

Przypomnijmy, że wraz z uruchomieniem KSeF (ma to nastąpić 1 lipca 2024 r.), jedynym obowiązującym formatem dokumentów księgowych staną się tzw. faktury ustrukturyzowane, wystawiane wyłącznie w formie elektronicznej. Czy polscy księgowi są na to przygotowani? Z przeprowadzonego przez Unifiedpost Group badania pt. KSeF. Fakty. Obawy. Wątpliwości jasno wynika, że nie.

Niepewność i strach

Wątpliwości księgowych są dwojakiego rodzaju. Po pierwsze, przedstawiciele branży niespecjalnie ufają Ministerstwu Finansów. 71 proc. spośród ankietowanych przez nas osób oceniło jakość przepisów tworzonych w tym resorcie, jako złą lub bardzo złą. Księgowi są również bardzo sceptyczni wobec polityki komunikacyjnej ministerstwa oraz przewidywalności jego działań. Wskaźnik negatywnych opinii wyniósł w obu przypadkach odpowiednio 63 i 62 proc. W stosunku do samego KSeF księgowi są trochę bardziej wyrozumiali, ale i tutaj daje o sobie znać niejednoznaczność przepisów. Zwróciło na nią uwagę 34 proc. respondentów. Księgowi boją się ponadto, że zasady funkcjonowania KSeF nie zostaną dobrze zrozumiane przez przedsiębiorców, a związane z tym niezadowolenie zwróci się przeciwko nim. I tutaj płynnie przechodzimy do drugiej kwestii, jaką jest stosunkowo niewielka wiedza na temat technicznych aspektów działania systemu. Co prawda 80 proc. uczestników naszego badania wie już, czym jest KSeF, ale diabeł, jak zwykle, tkwi w szczegółach. A z ich znajomością wciąż nie jest dobrze. Wielu księgowych nie wie np., że wystawienie faktury w KSeF będzie możliwe bez zgody i akceptacji kontrahenta. Badani nie zdają sobie również sprawy z faktu, że oprócz przedsiębiorców faktury do KSeF przesyłać będą mogły też inne podmioty, posiadające niezbędne upoważnienie. Wielu badanych nie wie również, że faktura zostanie uznana za wystawioną w chwili jej przesłania do KSeF i że będzie w systemie przechowywana aż przez 10 lat.

Wiedzę należy zdobywać samodzielnie

Rzetelnej edukacji na temat KSeF z pewnością nie sprzyja fakt, że prace nad przepisami wprowadzającymi system wciąż trwają i (co gorsza) termin uruchomienia systemu został ostatnio przesunięty po raz kolejny. Mimo to warto śledzić wszelkie doniesienia na temat KSeF oraz informacje publikowane na stronach Ministerstwa Finansów oraz Rządowego Centrum Legislacji. Prędzej czy później system elektronicznej faktury i tak zacznie w Polsce działać, a brak wiedzy na jego temat może zrodzić nieprzyjemne konsekwencje prawne. To samo dotyczy również czysto praktycznej kwestii, jaką jest wybór oprogramowania, przy pomocy którego obsługiwany będzie KSeF. Cyfrowe faktury będzie można wystawiać bezpośrednio z poziomu samego systemu i Ministerstwo Finansów już w zeszłym roku udostępniło do testów jego dobrowolną wersję. Zgodność z KSeF zapewniają jednak także programy komercyjne i trzeba sprawdzić, czy narzędzie używane w naszej firmie jest jednym z nich. Jeśli nie, już teraz trzeba pomyśleć o wyborze aplikacji, która oprócz samego fakturowania, zapewnić może także inne funkcje, przydatne w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Mogą to być np. płatności uproszczone lub integracja z API bankowymi. Jeśli wśród naszych kontrahentów znajdują się firmy z zagranicy, warto także pomyśleć o programie dostosowanym do przepisów podatkowych w innych krajach. Mimo opóźnień, za klika lat systemy elektronicznej faktury upowszechnią się nie tylko w Europie, lecz także w innych zakątkach świata. 