Krajowy System e-Faktur (KSeF) postrzegany jest często przez przedsiębiorców jako dodatkowy obowiązek administracyjny, jednak w rzeczywistości może być szansą biznesową.
Anna Puka, dyrektor Działu Pre-sales Consulting w WEBCON
KSeF wprowadza wymóg wystawiania faktur elektronicznych dla wszystkich firm działających w Polsce oraz jednolity wzór tych dokumentów. Dla przedsiębiorstw jego wprowadzenie wiąże się z szansą na przyspieszenie automatyzacji procesu wystawiania i przesyłania dokumentów księgowych, a także z możliwością szybszego zwrotu podatku VAT.
Perspektywa wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF zmobilizuje firmy do uporządkowania swoich wewnętrznych procesów księgowych i przeprowadzenia cyfryzacji, która jest dziś niezbędna. Implementacja narzędzia usprawni obieg faktur, zwiększając transparentność procesów finansowych oraz ułatwiając ich audyt zarówno przez organy podatkowe, jak i wewnętrzne działy kontroli.
Wdrożenie obowiązkowego KSeF przesunięte o dwa lata
Pierwotnie KSeF miał zostać wdrożony w 2024 r., jednak audyt techniczny wykazał m.in. niewystarczającą przepustowość systemu do obsługi przewidywanej liczby faktur. Dopracowania wymagały także kwestie związane z bezpieczeństwem danych i obsługą załączników. W efekcie wyznaczono nową datę uruchomienia Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z nowym harmonogramem system będzie wdrażany dwuetapowo: dla większości przedsiębiorstw od 1 kwietnia 2026 r., a dla podmiotów o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł (z podatkiem) w 2025 r. – od 1 lutego 2026 r. Dodatkowo wprowadzony ma zostać okres przejściowy dla przedsiębiorstw „wykluczonych cyfrowo”, których skala działalności i wartość wystawianych faktur są niewielkie. Oznacza to, że do września 2026 r. będą one mogły korzystać z dotychczasowych form wystawiania faktur.
Harmonogram przygotowań do wdrożenia KSeF
Mimo że korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dopiero w 2026 r., to dla przedsiębiorców kluczowy będzie bieżący rok. Oficjalne testy ministerialne KSeF planowane są bowiem na III i IV kw. 2025 r., a więc wszystkie przygotowania warto zakończyć przed tym terminem. Przygotowania do wdrożenia KSeF warto zacząć od analizy procesów związanych z obiegiem faktur i zidentyfikować obszary, które wymagają dostosowania do nowych reguł. Kolejnym etapem przygotowań powinno być wdrożenie zmian, w tym określenie ścieżek dystrybucji faktur (np. oddzielny obieg dla transakcji B2B) oraz ustalenie zakresu danych odwzorowywanych na formularzach wewnętrznych. Ważne jest również dostosowanie wykorzystywanych już w firmie narzędzi IT do e-fakturowania, co w praktyce oznacza przygotowanie ich do integracji z KSeF, aby w pełni zautomatyzować proces przesyłania i odbierania faktur z systemu.
Integracja wykorzystywanych w organizacji systemów finansowo-księgowych z KSeF jest szczególnie istotna dla podmiotów przetwarzających duży wolumen faktur. W przeciwnym przypadku będą zobowiązane ręcznie wprowadzać faktury do krajowego systemu oraz pobierać z niego dokumenty. Kluczowym elementem przygotowań jest również bieżące monitorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów dotyczących specyfikacji technicznych, harmonogramu testów oraz ewentualnych zmian w procesie wdrożenia.
Przede wszystkim jednak warto podkreślić, że wdrożenie e-faktur to duża szansa na zwiększenie efektywności i usprawnienie procesów finansowo-księgowych. Kluczem do sukcesu jest w tym przypadku odpowiedni dobór lub przystosowanie narzędzi IT, które ułatwią realizowanie nowego obowiązku.
 postrzegany jest często przez przedsiębiorców jako dodatkowy obowiązek administracyjny, jednak w rzeczywistości może być szansą biznesową.){kind=link}