Naruszenie przepisów i niedopełnienie obowiązków podatkowych często wiąże się z sankcjami i karami nakładanymi na podatników przez organy skarbowe. Nawet jeżeli przedsiębiorca popełnił zabroniony czyn nieświadomie, nie zwalnia go to z odpowiedzialności za jego skutki. Nieznajomość prawa lub zbyt rzadka aktualizacja przepisów mogą być w tym kontekście zagrożeniem dla przedsiębiorcy.
Aby uniknąć odpowiedzialności, można skorzystać z czynnego żalu. Zawiadomienie o naruszeniu przepisów to nie tylko okazja do wyrażenia skruchy, ale przede wszystkim sposób na uniknięcie sankcji. W artykule wyjaśniamy, w jakich sytuacjach czynny żal pozostanie jednak bezskuteczny.
Czym jest czynny żal?
Definicja czynnego żalu została uregulowana w art. 16 kodeksu karnego skarbowego. To, co potocznie nazywamy czynnym żalem, w rzeczywistości jest zawiadomieniem sprawcy o popełnieniu przez siebie czynu zabronionego – wykroczenia bądź przestępstwa skarbowego. Jakie są jego konsekwencje? W razie spełnienia wszystkich opisanych w poniższym artykule warunków winowajca może uniknąć kary.
Jak złożyć czynny żal?
Zawiadomienie należy złożyć w jednej z trzech form: na piśmie, ustnie do protokołu albo drogą elektroniczną za pośrednictwem konta w e-US bądź ePUAP. Pismo powinno zawierać szczegółowy opis popełnionego czynu zabronionego. Sprawca musi także wskazać konkretne działania, które podjął w celu naprawienia lub cofnięcia szkody, jaką wyrządził. Jeżeli więc jego wykroczenie polegało np. na nieopłaceniu podatku, należy wskazać termin zapłaty należnej kwoty wraz z odsetkami.
Pismo powinno być podpisane przez zgłaszającego odręcznie lub elektronicznie: podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub podpisem osobistym (z użyciem e-dowodu).
Kto może skorzystać z aktu czynnego żalu?
Czynny żal to opcja dla wszystkich podatników. Pozwala na uniknięcie kary zarówno osobom fizycznym bez własnej działalności, jak i innym podatnikom np. prowadzącym działalność gospodarczą w formie JDG, czy reprezentantom osób prawnych oraz podmiotów pozbawionych osobowości prawnej.
Niezależnie od formy prawnej odpowiedzialność karno-skarbowa dotyczy zawsze konkretnej osoby. Dlatego w przypadku spółki czy innej osoby prawnej uprawnionym do złożenia czynnego żalu będzie osoba reprezentująca dany podmiot lub osoba, której podatnik zlecił obsługę księgową.
Podatnik składający czynny żal, powinien wskazać w zawiadomieniu także inne osoby, które współdziałały z nim w popełnieniu czynu zabronionego. Jeżeli działał sam, warto to również podkreślić w treści pisma.
Kiedy czynny żal jest nieskuteczny?
Wspomniany już art. 16 k.k.s precyzuje sytuacje, w których czynny żal nie wywoła oczekiwanych skutków prawnych. Stanie się tak, kiedy sprawca zgłosił swoje zawiadomienie, ale okaże się, że organ ścigania już wcześniej wezwał go do wyjaśnień i udokumentował lub otrzymał wiadomość o popełnionym przestępstwie skarbowym bądź wykroczeniu.
Bezskuteczny okaże się także czynny żal złożony już po rozpoczęciu przez odpowiednie organy czynności służbowej np. podczas kontroli podatkowej.
Intencją ustawodawcy jest zmobilizowanie podatników do składania czynnego żalu w sytuacjach, w których organy skarbowe nie mają wiedzy na temat popełnionego czynu zabronionego. Podatnicy muszą więc wyprzedzić działania tych organów i złożyć zawiadomienie, zanim jeszcze sam Urząd Skarbowy dowie się o ich bezprawnych działaniach. Dlatego błędem jest składanie czynnego żalu w trakcie kontroli podatkowej czy w momencie otrzymania wezwania do urzędu skarbowego. Ważnym elementem czynnego żalu i warunkiem jego skuteczności jest uregulowanie należności podatkowych. Głównym celem czynnego żalu jest ochrona przed karą i w żadnym zakresie nie zwalnia on od obowiązków wobec fiskusa.
Przepisy określają również kategorie sprawców, którzy nie mogą skorzystać z czynnego żalu. Są to:
• sprawcy, którzy kierowali wykonaniem, zlecili wykonanie albo nakłaniali do wykonania czynu zabronionego;
• osoby, które zorganizowały grupę mającą na celu popełnienie przestępstwa skarbowego lub taką grupą kierowały.
Jeżeli urząd skarbowy lub celno-skarbowy uzna czynny żal za nieskuteczny, podatnikowi nie przysługuje odwołanie od tej decyzji. W tym postępowaniu nie wydaje się bowiem decyzji w rozumieniu ordynacji podatkowej. O sposobie załatwienia sprawy podatnik dowiaduje się jedynie na podstawie działań organów podatkowych.
Kiedy czynny żal może uchronić przed karą finansową?
Gdy czynny żal jest nieskuteczny, urząd wszczyna postępowanie w sprawie o wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, a gdy skuteczny, odstępuje od wymierzenia kary.
Ze względu na konsekwencje tego rozstrzygnięcia warto zawsze skonsultować decyzję o zamiarze złożenia czynnego żalu z biurem rachunkowym. Księgowy nawet jeśli nie prześle zawiadomienia w imieniu swojego klienta, może poinstruować go, co do formy i treści pisma. Jeżeli klient ma zapewnioną obsługę księgową, każdy ekspert księgowy czy doradca podatkowy udzieli mu informacji, co do konieczności złożenia czynnego żalu w sytuacjach, które taki krok uzasadniają. W tym przypadku liczy się czas i umiejętność wychwycenia ewentualnych błędów.
Usługi profesjonalnego biura rachunkowego będą też pomocne w kontekście samego wychwycenia konieczności złożenia czynnego żalu, który może ustrzec przedsiębiorcę przed nieprzyjemnymi konsekwencjami. Podam przykład swojej klientki, który zwraca uwagę, jak ważna jest czujność i szybkość reakcji księgowej na dostrzeżone nieprawidłowości.
Biuro rachunkowe prowadzę ponad 30 lat. W czasie tak długiego okresu pracy w księgowości wielokrotnie pomagaliśmy klientom uniknąć kary dzięki temu, że odpowiednio szybko złożyli czynny żal. W biurze dokładamy należytej staranności, aby nie zapomnieć o obowiązkach, które na nas ciążą, ale zdarzają się sytuacje, gdy nie mamy wystarczającej wiedzy o działaniach klienta. Tak było w przypadku klientki, która prowadziła najem prywatny. Błąd został wychwycony, dopiero gdy to biuro robiło PIT z najmu. Wiele osób myśli, że w przypadku najmu prywatnego nie są zobowiązani do rozliczenia VAT. To błędne przekonanie doprowadziło moją klientkę do zaległości w VAT z najmu z okresu 1,5 roku. Klientka prowadzi działalność gospodarczą i jest płatnikiem VAT oraz prywatnie wynajmuje dom firmie. Nigdy nie wliczała tego przychodu do VAT z działalności gospodarczej, a powinna. Dzięki naszej szybkiej reakcji klientka skorzystała z instytucji czynnego żalu, wyjaśniając powód popełnienia czynu zabronionego. Zrobiła to przed wysłaniem korekt deklaracji JPK_V7, opłaciła należny VAT z odsetkami. Dzięki temu uniknęła kary.
Czynny żal to opcja, z której warto skorzystać w sytuacji nieświadomego naruszenia przepisów. Należy jednak pamiętać o wszystkich wymogach formalnych i prawnych, które decydują o jego skuteczności. Bezskuteczny czynny żal najczęściej wynika z błędnej interpretacji przepisów i procedur podatkowych, a w takich przypadkach nieznajomość prawa kosztuje.
Ewa Woźniak, księgowa z biura rachunkowego INFO – PLUS zrzeszonego w sieci OSCBR
