Od wdrożenia nowelizacji kodeksu pracy regulującej kwestię pracy zdalnej minęło ponad pół roku. Jak wynika z badania Webcon, obecnie 32 proc. firm w Polsce używa elektronicznych systemów do obsługi i zgłaszania wniosków o pracę zdalną. Pozostałe przedsiębiorstwa nadal nie zautomatyzowały tego procesu. W 42 proc. organizacji informację o pracy zdalnej przekazuje się osobiście, podczas rozmowy, w 27 proc. mailem, a w 10 proc. przypadków w formie papierowej.
Łukasz Semeniuk, dyrektor handlowy, Webcon
Od 7 kwietnia 2023 roku zgodnie z zapisami kodeksu pracy każdemu pracownikowi przysługują 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku. Prawo dotyczy tych stanowisk, które umożliwiają wykonywanie obowiązków przed komputerem, poza siedzibą firmy. Nowe przepisy regulują również to, kiedy pracodawca może wydelegować pracownika do pracy poza biurem, oraz sposoby refundacji kosztów wynikających np. ze zużycia energii czy zapewnienia niezbędnych narzędzi pracy.
Wnioskowanie automatyzują najwięksi…
Konsekwencją wprowadzonych przepisów są również nowe reguły dotyczące zgłaszania zapotrzebowania na pracę zdalną, ponieważ każda taka sytuacja musi być teraz uzgodniona wcześniej z pracodawcą. Jak pokazuje badanie Webcon, polskiego dostawcy systemu do obiegu dokumentów, firmy podchodzą do procesowania takich wniosków w różny sposób. Najwięcej z nich nadal robi to drogą tradycyjną – mailowo lub na papierze (42 proc. wskazań), dość liczna grupa wykorzystuje do tego systemy IT, np. elektroniczny obieg dokumentów (32 proc.). W co czwartej firmie pracownicy przekazują swoim przełożonym taką informację mailowo, a w co dziesiątej na papierze.
Biorąc pod uwagę wielkość organizacji, największe z nich najszybciej zautomatyzowały proces wnioskowania o pracę zdalną. Blisko połowa firm zatrudniających co najmniej 250 pracowników umożliwia składanie wniosków o home office za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów (47 proc.). Nadal jednak prawie tak samo powszechne jest zgłaszanie w tych firmach pracy zdalnej podczas rozmowy (42 proc.).
W średnich firmach e-obsługa pracy zdalnej jest równie popularna jak zgłaszanie jej osobiście (odpowiednio 44 proc. i 42 proc. wskazań). W co czwartej organizacji tej wielkości wnioskowanie o pracę zdalną realizowane jest za pomocą poczty e-mail. Małe firmy natomiast stawiają w tym kontekście głównie na kontakt osobisty (47 proc.), rzadziej na komunikację mailową i elektroniczny obieg dokumentów (po 36 proc.).
… i firmy IT
Kiedy spojrzymy na branże, prym w cyfryzacji procesów wiodą firmy technologiczne. W 52 proc. firm IT pracownicy mają możliwość zgłaszania pracy zdalnej poprzez system elektroniczny. Na drugim miejscu znajduje się produkcja (46 proc.). Elektroniczny obieg dokumentów jest dużo mniej popularny w firmach budowlanych, usługowych i handlowych – odpowiednio 27 proc., 29 proc. i 30 proc. ma wdrożony tej klasy system. W każdej z tych branż nadal sporo pracowników musi informować swoich szefów o pracy poza siedzibą firmy osobiście (odpowiednio 52 proc., 44 proc. i 37 proc.).
Choć może się wydawać, że wnioskowanie o pracę zdalną i obsługa wniosków o home office nie jest czasochłonnym zadaniem, to w perspektywie roku i dużej liczby pracowników skala takich działań może zaskoczyć, a co za tym idzie szybko wymagać usprawnień. My sugerujemy firmom postrzeganie obowiązku obsługi wniosków o pracę zdalną nie jako żmudny obowiązek, ale szansę na wartościowe zmiany, w tym połączenie tej informacji z innymi procesami w firmie. Systemy do obiegu dokumentów umożliwiające digitalizację obsługi takich zadań mają często wiele więcej możliwości, zaczynając od automatycznego zwalniania zasobów w firmie takich jak parking czy biurko, poprzez zaawansowane workflow wraz z podpisami elektronicznymi, kończąc na specyficznych aplikacjach branżowych. Wybór i wdrożenie workflow do obsługi wniosków o pracę zdalną mogą być początkiem drogi ku cyfrowej transformacji firmy. Elektroniczny obieg dokumentów daje szansę na znaczne podniesienie efektywności firmy i zadowolenia pracowników. Zgodnie z wynikami badań „Total Economic Impact of WEBCON BPS” aplikacje biznesowe stworzone na bazie naszej platformy mogą przyspieszyć realizację procesów nawet o 87 proc. Zaoszczędzony w ten sposób czas firmy z powodzeniem przeznaczają na działania strategiczne, wspierające budowanie przewagi konkurencyjnej.
Metodologia badania: badanie przeprowadzono metodą CAWI w dniach 9-16 sierpnia na ogólnopolskiej próbie liczącej N=334 osób zarządzających lub pracujących przy cyfryzacji w firmie.
