Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ważne narzędzie pomagające w zwalczaniu oszustw podatkowych. Elektroniczny proces wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur ułatwia walkę z nieuczciwymi praktykami. Czy obowiązkowe wprowadzenie systemu zapewni skuteczne środki kontroli i wyeliminuje tzw. szarą strefę? Jakie korzyści przyniesie firmom?
Tomasz Spłuszka
Principal Value Engineer, OpenText
Jednym z kluczowych zabezpieczeń przyczyniającym się do ograniczenia nieuczciwych praktyk, jest weryfikacja i walidacja wystawionego dokumentu z wymaganą specyfikacją. KSeF wyposażony jest w mechanizmy, które w czasie rzeczywistym sprawdzają tę zgodność. Dzięki temu możliwe jest wykrycie nieprawidłowości już na etapie wystawiania faktur, co częściowo eliminuje ryzyko błędów.Dzięki KSeF do administracji skarbowej, w formie strukturalnej, będą trafiać dane z faktur. Ułatwia to wykrywanie podejrzanych transakcji, anomalii oraz nieprawidłowości w przepływie dokumentów. W przypadku wykrycia potencjalnie nieuczciwych działań odpowiednie służby mogą szybo reagować i podejmować odpowiednie kroki. Współpraca międzyinstytucjonalna jest kluczowa dla skutecznego zwalczania oszustw związanych z fakturami. KSeF poprzez integrację z systemami instytucji takich jak urzędy skarbowe czy organy ścigania, umożliwia wymianę informacji i analizę danych. Ten rodzaj kooperacji pozwala na zwiększanie skuteczności działania.
Korzyści dla przedsiębiorców
Tak duża obowiązkowa zmiana jak wprowadzenie KSeF, może być problemem dla wielu firm, a zwłaszcza dla tych, które jeszcze nie posiadają żadnego systemów cyfrowego obiegu dokumentów. Jednak przejście na zdigitalizowaną formę fakturowania w połączeniu z „uszczelnionym systemem” może nieść ze sobą znaczące korzyści. Błędy będą wychwytywane natychmiastowo, więc faktura wystawiona źle pod kątem technicznym nie przejdzie weryfikacji.
Ponadto KseF daje też więcej pewności co do kontrahentów, z którymi podejmuje się współpracę. W przypadku przedsiębiorstw, które przeprowadzają setki transakcji miesięcznie, nie zawsze w pełni da się zweryfikować kto stoi po drugiej stronie. Nowy system w pewnym stopniu robi to za nas, zwiększając bezpieczeństwo takiej współpracy.
Czy to wystarczy?
KSeF może być jednym z narzędzi w zwalczaniu oszustw związanych z fakturami, ale jego ostateczna skuteczność zależy również od współpracy przedsiębiorców, instytucji publicznych i odpowiednich organów nadzorczych w egzekwowaniu przestrzegania przepisów i podejmowaniu działań w przypadku wykrycia oszustw. Podatnicy w dużym stopniu dalej będą musieli samodzielnie zadbać o poprawność części biznesowej dokumentu i jej walidacji z faktyczną transakcją, ponieważ ta nie jest weryfikowana w KSeF.
Pomimo uszczelnienia systemu podatkowego i większej kontroli faktur, są jeszcze pola, na których KSeF nie będzie w stanie zapobiec wszystkim niezgodnościom. Np. nie jest on w stanie wychwycić niewłaściwych kwot na fakturze, w tym podatku VAT, ponieważ „nie ma wiedzy” czy wartość wpisana na dokumencie jest poprawna. Podobnie jest z niewystawianiem faktur. Na takie praktyki KSeF niewiele poradzi – w końcu w systemie nie będzie informacji, że faktura powinna być wystawiona. Jak widać system został mocno uszczelniony, jednak nie będzie on panaceum na wszystkie nieuczciwe praktyki.
KSeF pomimo zwiększenia kontroli i zautomatyzowania procesu fakturowania, nie zapewnia, że dokumenty będą poprawne z punktu widzenia podatników. Duża część odpowiedzialności za poprawność dokumentów wciąż będzie spoczywała na kontrahentach. Zawęża to pole dla działania szarej strefy, jednak nie eliminuje problemu w pełni.
