Co się zmieni w pracy zdalnej?

7 kwietnia 2023 r. weszły w życie regulacje dotyczące pracy zdalnej. Na co powinien przygotować się pracodawca? 

Anna Wiluś-Antoniuk, dyrektorka Działu Prawnego, LeasingTeam Group

Według ekspertki, wchodzące w życie zmiany Kodeksu pracy dotyczące pracy zdalnej nie są zupełną rewolucją. Pandemia wymusiła przystosowanie się do pracy w odosobnieniu – życie samo przeprowadziło reformę, którą trzeba było jedynie  usankcjonować.

Ustawodawca sięgnął więc do znanych prawu pracy rozwiązań. Zdecydował się na wprowadzanie zasad pracy zdalnej w sposób znany pracodawcom – za pomocą regulaminów, uzgadnianych z reprezentacją pracowniczą; ewentualnie indywidualnych porozumień. Jednocześnie pozwolił na w miarę elastyczne wdrażanie i rezygnowanie z pracy zdalnej bądź hybrydowej – od początku zatrudnienia lub w jego trakcie.

Warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, które będą istotne  dla pracodawców przygotowujących się do transformacji w firmie.

Po pierwsze, praca zdalna nie musi być pracą przy komputerze czy z użyciem telefonu, choć zapewne najczęściej będzie. Jednak w każdym przypadku koszty narzędzi pracy ponosi pracodawca. Kluczowe zatem jest ustalenie, jaka praca – jeśli wymaga czegoś ponad komputer i telefon – realnie może być wykonywana w domu. Wydaje się, że praca zdalna zdominuje sferę pracy umysłowej, choć teoretycznie praca fizyczna również może być wykonywana zdalnie.

Po drugie, praca zdalna musi być bezpieczna dla wszystkich zainteresowanych. Stąd konieczne jest nie tylko opracowanie reguł kontrolowania pracownika czy jego szkolenia w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy. Bardzo ważna jest również poufność informacji prawnie chronionych, w tym danych osobowych. Pewnie w przyszłości pojawią się całkiem poważne (i potrzebne) opracowania w rodzaju „Dzieci i mąż jako czynniki ryzyka w ochronie danych osobowych”.

Po trzecie, praca zdalna nie będzie przyjęta wiążąco i raz na zawsze. Zasadą, jeśli wprowadzono ją w trakcie zatrudnienia, jest odwoływalność pracy zdalnej przez każdą ze stron. Z pewnym wyjątkiem mamy do czynienia po stronie pracodawcy, gdzie swoboda ta jest ograniczona przy zatrudnianiu pracowników szczególnie uprzywilejowanych i wskazanych w ustawie. Zasadniczo swego rodzaju uprzywilejowanie dotyczy sytuacji związanych z rodzicielstwem.

Po czwarte, pracodawcy powinni przemyśleć nie tylko plan przeniesienia pracowników na pracę zdalną, ale i plan wyjścia z sytuacji, w której praca z domu kogoś przerośnie. Stąd  optymistyczne likwidowanie powierzchni biurowej należałoby zastąpić likwidowaniem przemyślanym.

Dodatkowo, informacja standardowo wręczana pracownikom przy podjęciu zatrudnienia (art. 29 § 1 Kodeksu pracy) zostanie poszerzona o pewne informacje związane z pracą zdalną. Warto zatem dopilnować, by stosowane w kadrach formularze zostały zaktualizowane.

Nowelizując prawo pracy, ustawodawca wciąż pomija rozstrzygnięcie pewnych kwestii zasadniczych.

Należy do nich problem formy czynności prawnej w prawie pracy. W tym obszarze wciąż panuje chaos – np. posługiwanie się pojęciem czynności dokonywanych „na piśmie” (zamiast formy pisemnej), a także dodawanie „postaci papierowej” (która nie wiadomo, czym właściwie jest) czy też „postaci elektronicznej” (nie będącej przecież znaną Kodeksowi cywilnemu „formą elektroniczną”).Wnioski pracownika związane z pracą zdalną, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być złożone właśnie „w postaci papierowej lub elektronicznej”. Miało zapewne być prościej, a wyszło jak zwykle. Dlatego prawnicy wciąż mają się nad czym zastanawiać.