Jednym z kluczowych obszarów zarządzania firmą, który często niesłusznie bywa pomijany w procesach cyfryzacji przedsiębiorstw, jest wymiana dokumentów z kontrahentami. Firmy z zaciekawieniem patrzą na narzędzia do analizy ogromnych ilości danych, sztuczną inteligencję czy robotyzację, zapominając o fundamencie cyfrowej zmiany.
Mianowicie – komunikacji handlowej ze swoimi partnerami, którą wciąż rządzi tzw. „papierologia”. To trochę tak, jakby pokusić się o dodanie nowoczesnych systemów multimedialnych oraz analizujących i oceniających styl jazdy do samochodu parowego z początków XX wieku. Czy przez to pojazd stanie się ultranowoczesny? Niestety nie, gdyż te nawet nie zadziałają, pozbawione dostępu do zasilania energią elektryczną.
Rosnące zainteresowanie
Tzw. bezpapierowe zarządzanie (Paperless Management) to termin coraz częściej podnoszony przez międzynarodowy biznes. Nic w tym dziwnego, biorąc pod uwagę fakt, że elektroniczna wymiana dokumentów nadal jest jeszcze odległa od powszechnej adaptacji przez firmy. Zarówno w ujęciu globalnym, jak i w przypadku naszego rodzimego podwórka. Już ponad pół miliarda faktur rocznie generuje się na świecie. Ta trudna do wyobrażenia wartość przedstawia skalę wymiany dokumentów potwierdzających transakcje sprzedaży. Ile z nich wystawionych zostanie w formie elektronicznej? Zaledwie 10 proc., czyli około 55 mld. W Polsce odsetek elektronicznych faktur w stosunku do ich ogółu jest jeszcze niższy. Zgodnie z aktualnymi danymi GUS, jedynie 6 proc. przedsiębiorstw otrzymuje od swoich kontrahentów faktury w formie cyfrowej. Cyfrowej, czyli podlegającej automatycznej analizie w ramach elektronicznej wymiany danych (EDI) i procesowanej dalej bez konieczności udziału człowieka. To warte podkreślenia, gdyż często możemy spotkać się z błędnym traktowaniem dokumentów w formacie pdf jako e-faktur. Rozliczenia na podstawie faktur w takim formacie nie różnią się w żaden sposób od operowania na papierowych wydrukach. Przygotowaliśmy kalkulator pozwalający rozpoznać skalę oszczędności dotyczących czasu pracy oraz kosztów, jakie pochłaniają materiały, oraz energii wymaganej do drukowania oraz magazynowania papierowych dokumentów. W przypadku firmy będącej jednocześnie dostawcą oraz odbiorcą towarów, przy założeniu liczby 1000 wysyłanych oraz otrzymywanych faktur miesięcznie, wynoszą one odpowiednio 39 dni pracy oraz niemal 12 tysięcy złotych. Tyle rocznie tracą przedsiębiorstwa pozostające przy tradycyjnej, papierowej wymianie dokumentów. Gdyby uwzględnić łączną liczbę faktur wystawianych rocznie na całym świecie, wartości te byłyby bardzo trudne do zwizualizowania.
Przyśpieszenie procesów
Kolejne wyliczenia do tej stawki dokłada EY w swoim opracowaniu Worldwide Electronic Invoicing Survey. Wynika z niego, że etatowy pracownik działu księgowego jest w stanie przeprocesować 6 tysięcy tradycyjnych faktur rocznie, podczas gdy w przypadku ich elektronicznej formy wartość ta wzrasta do aż 90 tysięcy. Ważnym aspektem cyfryzacji jest zatem ograniczenie kosztów pracy i przyśpieszenie procesów. Dla przykładu, wprowadzenie w Castoramie technologii EDI i automatycznych e-faktur skróciło obieg papierowych dokumentów z 12 dni do 45 minut. Tyle czasu potrzeba obecnie na ich zaksięgowanie w Systemie Archiwizacji Faktur Elektronicznych. To oznacza, że cały proces został przyspieszony aż 384 razy. Przed wdrożeniem technologii błędy formalne, np. omyłkowe adresowanie dokumentów i żmudne czynności takie jak otwieranie kopert, potwierdzanie odbioru, ręczne segregowanie i archiwizacja zajmowały około 90 proc. czasu pracy księgowych. Ten czas można wykorzystać dzisiaj na inne zadania. Nowy system umożliwił przyjęcie faktury już dwie sekundy po jej wysłaniu, a dzięki wdrożeniu automatycznego parowania dokumentów i walidacji informacja o błędzie w dokumencie lub niedostarczeniu po kwadransie trafia na konto wysyłającego.
Przeciwdziałanie aktom oszustwa
Następny istotny aspekt „przejścia” na elektroniczną wymianę dokumentów to przeciwdziałanie aktom oszustwa i wyłudzeniom, które nie są wcale rzadkim zjawiskiem. Ostatnimi czasy przekonały się o tym m.in. takie firmy jak Orange, PGE, DHL, LOT czy Polska Grupa Zbrojeniowa – w przypadku tych dwóch ostatnich straty sięgnęły kilku milionów złotych. By do nich doprowadzić wystarczyło „podsunąć” działom księgowym fikcyjne faktury, do złudzenia przypominające prawdziwe, regularnie otrzymywane od kontrahentów, które zawierały jednak inne numery kont. Ostatnia edycja analizy firmy doradczej PwC Global Economic Crime and Fraud Survey pokazuje, że ofiarą przestępczości gospodarczej – w tym wyłudzeń w wyniku różnych technik stosowanych przez oszustów, padła połowa (49 proc.) firm w skali globalnej. Jeszcze w 2016 roku odsetek ten wynosił 36 proc., w 2011 zaś 34 proc., co dobitnie pokazuje, że liczba incydentów rośnie z roku na rok. Ile zaś zwykle wynosiły straty? Aż 45 proc. przedsiębiorstw straciło w ten sposób kwotę do 100 tys. dolarów, zaś w przypadku 30 proc. badanych, utrata środków wynosiła od
100 000 do 5 mln dolarów. Tzw. fraudy przekraczające 50 mln dolarów były wprawdzie rzadkością, niemniej doświadczyło ich 3 proc. spośród dość dużej grupy ankietowanych, wynoszącej 7200 respondentów. Tylko w Wielkiej Brytanii skala wyłudzeń na podstawie fałszywych faktur sięgnęła w 2018 roku niemal 100 mln złotych.
Niewystarczająca świadomość przedsiębiorców
Duża w tym rola niewystarczającej świadomości przedsiębiorców – z badania przeprowadzonego przez UK Finance wynika, że sprawę z tego typu zagrożeń zdaje sobie tam jedynie 55 proc. mikro-przedsiębiorców i 68 proc. małych i średnich firm. Choć w Polsce nie dysponujemy wynikami analogicznych badań, gdyż weryfikacja fałszerstw sprowadza się głównie do tzw. „pustych faktur” służących do wyłudzeń VAT, skala tego zjawiska z dużą dozą prawdopodobieństwa byłaby podobna, bądź nawet większa. Warto wspomnieć, że w kwestii ucyfrowienia obiegu dokumentów płatniczych w firmach wciąż odbiegamy od wielu europejskich państw. Zaledwie 16 proc. firm w Polsce wysyła do odbiorców faktury w postaci umożliwiającej ich automatyczne przetworzenie. Dla porównania, w Finlandii takich firm jest 79 proc., w Słowenii 62 proc., a w Danii 55 proc. Możliwości w zakresie zwiększenia skuteczności walidacji faktur są zatem znacznie mniejsze, przez konieczność dokonywania tego ręcznie, przez pracowników działów księgowych. Warto zauważyć, że za wyłudzeniami nierzadko stoją także sami pracownicy firm i organizacji. Stowarzyszenie ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) informuje, że łączny światowy bilans strat powiązanych z wszystkimi rodzajami tzw. fraudów dokonywanych przez pracowników przedsiębiorstw sięga aż 7 miliardów dolarów rocznie. Incydenty dotyczące wyłudzania przy pomocy spreparowanych faktur odpowiadają za prawie 30 proc. ogółu tej kwoty w przypadku małych przedsiębiorstw i 19 proc. w przypadku dużych firm. Co ciekawe, zdaniem ACFE małe i średnie firmy tracą w ich wyniku niemal dwukrotnie więcej niż przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 100 pracowników.
