Większość z nas, kiedy myśli o robocie, wyobraża sobie metalową maszynę wykonującą powtarzalne, manualne czynności np. na linii produkcyjnej. Tymczasem robotyzacja stosowana w pracy biurowej znacznie różni się od tej znanej z hal przemysłowych. Cechą wspólną obu rodzajów automatyzacji jest ich dynamiczny rozwój i wzrost liczby wdrożeń. Czym tak właściwie jest robotyzacja procesów biznesowych (RPA)? Gdzie można ją zastosować i czy odbierze ludziom pracę? Jakie niesie korzyści? Zapraszam w podróż do nieodległej przyszłości, w której będą nas obsługiwać biznesowe roboty.
Czym jest robotyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja jest kolejnym trendem, który rewelacyjnie sprawdził się w przemyśle, więc pozostałe gałęzie biznesu próbują go dostosować do swoich potrzeb i zaimplementować u siebie. Oczywiście do codziennej pracy biurowej nie potrzeba wielkich maszyn, wystarczą odpowiednie algorytmy. RPA to po prostu program komputerowy, którego celem jest odwzorowanie zadań wykonywanych przez ludzi i dzięki temu wyręczanie ich w żmudnej i czasochłonnej pracy.
Można zautomatyzować przede wszystkim procesy, które są systematyczne, powtarzalne i wykonywane w stałym otoczeniu. To rozwiązanie może sprawdzić się wszędzie, gdzie oczekuje się prostego wygenerowania danych zamiast ludzkiej oceny sytuacji. System RPA tworzy listę akcji do wykonania, bazując na obserwacji działań użytkownika. Następnie robot sam odtwarza tę listę i realizuje zapisane czynności, tak samo jak zrobiłby to pracownik. Robot może wykonywać podstawowe zadania biurowe takie jak: uzupełnianie i wprowadzanie faktur, administrowanie danymi czy kontrola zgodności dokumentów finansowych.
Gdzie możną ją zastosować?
System RPA znajdzie zastosowanie zarówno w małych, jak i dużych przedsiębiorstwach, a także w wielkich korporacjach. Można go wykorzystać w niemal każdej branży – działach IT, HR, logistyki czy rachunkowości i finansów. Robotyzacja procesów biznesowych ułatwia pracę z danymi. Jedną z jej kluczowych zalet jest możliwość automatyzacji przekazywania danych pomiędzy niekompatybilnymi platformami i systemami informatycznymi (np. kopiowanie danych z programu pocztowego do systemu sprzedażowego). Może też wyręczyć pracowników w czasochłonnych zadaniach takich jak monitorowanie i przetwarzanie danych. Wykorzystanie RPA ułatwia i przyspiesza np. proces obsługi klienta. Pracownik może za pomocą robota szybko zsynchronizować dane z różnych systemów po to, by w jak najkrótszym czasie poznać informacje o sytuacji klienta, skracając czas obsługi.
Robotyzacja odbierze nam pracę?
Wdrożenie RPA ma pomagać zatrudnionym, a nie być początkiem zwolnień. Odciążenie pracowników z monotonnych czynności pozwala im skupić się na zadaniach wymagających strategicznego czy kreatywnego myślenia. Dzięki temu wzrasta ich efektywność i zadowolenie z wykonywanej pracy. W ten sposób zmniejszamy poziom rotacji, utrzymujemy talenty, na których najbardziej nam zależy, a zaoszczędzony czas zdejmuje z nas presję dalszego zwiększania zatrudnienia.
RPA jest dobrym rozwiązaniem dla firm, które narzekają na braki kadrowe i spowodowane przez nie opóźnienia w realizacji procesów, częste rotacje pracowników czy rosnące koszty zatrudnienia. Robot może pracować nieustannie bez zmęczenia, nie choruje i nie potrzebuje urlopu. Koszty jego wdrożenia i utrzymania są przewidywalne i dostosowane do aktualnych potrzeb. To bezpośrednio przekłada się na wzrost produktywności i ograniczenie potrzeby tworzenia nowych etatów. RPA zmniejsza ryzyko operacyjne, ponieważ dzięki zastosowaniu robotów zmniejsza się ilość błędów ludzkich. To prowadzi do zmiany całej kultury organizacyjnej firmy na bardziej innowacyjną.
Technologia dla ludzi
Na każdym etapie wdrożenia automatyzacji pamiętajmy o jednej, prostej regule: to technologia ma służyć człowiekowi, a nie odwrotnie. I dlatego też zawsze powinniśmy wychodzić od potrzeb oraz oczekiwań pracowników i na nich kończyć. Na początku najlepiej zrobić rozeznanie wśród zatrudnionych – spytać ich, co zajmuje im najwięcej czasu wśród prostych, codziennych czynności oraz jakie procesy wykonują na kilku dotychczas niezintegrowanych ze sobą programach. Jeżeli przedstawimy swoim pracownikom robotyzację jako oprogramowanie, które zdejmie z nich konieczność wykonywania nużących, powtarzalnych zadań i poprzemy to realnym przykładem z ich codziennej pracy, odniesiemy sukces. Robot może stać się przyjacielem każdego, ale tylko pod warunkiem, że rozważnie podejdziemy do tematu wyboru i przygotowania procesów do robotyzacji. Co ciekawe, Deloitte twierdzi, że opór pracowników jest dosyć niski wśród organizacji wprowadzających RPA – tylko 17 proc. respondentów zgłasza problemy z adaptacją pracowników. Ale lepiej takich sytuacji unikać i od początku konsultować z nimi zasady i ramy wdrożenia robotyzacji.
RPA upowszechni się już w 2025 roku?
Szybkie tempo automatyzacji w różnych branżach przybliżyło nas do przyszłości, w której maszyny i ludzie pracują w harmonii ze sobą. Zaczynając od takich branż jak bankowość i produkcja, po HR i testowanie oprogramowania, RPA zaznaczyła swoją obecność w wielu sektorach. Stała się głównym graczem w napędzaniu zmian poprzez ponowne zdefiniowanie pracy wykonywanej w organizacji.
Przedsiębiorcy coraz bardziej dostrzegają zalety wdrożenia RPA w firmach. Jak wynika z badań Deloitte – 53 proc. respondentów wdrażających system robotyzacji dopiero zaczyna swoją przygodę z tą innowacją, ale aż 78 proc. planuje zainwestować jeszcze więcej w RPA w ciągu najbliższych 3 lat. Eksperci są przekonani, że jeśli ten trend się utrzyma, to w ciągu 5 lat robotyzacja procesów biznesowych będzie „prawie uniwersalnie stosowana”. Zdaniem ankietowanych RPA spełnia i przekracza oczekiwania w kategoriach jakości, niskiego marginesu błędów, produktywności oraz redukcji kosztów. Natomiast Grand View Research przewiduje prawie dziewięciokrotny wzrost wartości rynku – z 358 milionów dolarów w 2017 do 3,11 miliarda w 2025.
