Obowiązkowy KSeF oznacza dla branży TSL więcej niż tylko zmianę sposobu wystawiania faktur. Firmy logistyczne staną przed koniecznością weryfikacji kontrahentów, reorganizacji obiegu dokumentów i dostosowania procesów operacyjnych. Doradca podatkowy Monika Piątkowska wyjaśnia, na co szczególnie powinni przygotować się menedżerowie i właściciele firm transportowych.
Monika Piątkowska
doradca podatkowy fillup.pl i e-pity.pl
Branża transportu, spedycji i logistyki charakteryzuje się rozproszonym łańcuchem kontrahentów – w tym wieloma współpracującymi firmami zagranicznymi. To sprawia, że wdrożenie KSeF będzie tu szczególnie wymagające.
Choć KSeF opiera się na jednolitych zasadach, jego działanie w praktyce wygląda inaczej w każdej branży. Firmy logistyczne funkcjonują w wyjątkowo złożonych ekosystemach, dlatego skala zmian będzie tu znacznie większa.
Weryfikacja kontrahentów – nowe codzienne zadanie dla działów księgowych i operacyjnych
W transporcie i spedycji współpraca z zagranicą jest normą, a to oznacza dodatkowe obowiązki. Podmioty zagraniczne bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie podlegają KSeF. Przedsiębiorcy będą musieli każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent korzysta z KSeF. Od tego zależy sposób wystawienia, przekazania i otrzymania faktury, a błędna kwalifikacja może sparaliżować obieg dokumentów.
To szczególnie ważne w firmach, które obsługują codziennie setki zleceń, przewozów i podwykonawców – zarówno krajowych, jak i zagranicznych.
Brak załączników w KSeF wydłuży procesy weryfikacyjne
Dla branży TSL załączniki – potwierdzenia przewozu, listy przewozowe, dokumenty magazynowe, raporty GPS – są najczęściej dodawane do faktury. Tymczasem KSeF ich nie obsługuje. To spore utrudnienie, ponieważ dokumenty dołączane do faktury będą musiały być dostarczane w inny sposób, a następnie łącznie już z fakturą weryfikowane pod kątem prawidłowości.
Faktura trafiająca do KSeF będzie oddzielona od całej dokumentacji towarzyszącej, która musi trafić do odbiorcy innymi kanałami. A to niestety wydłuży proces weryfikacji.
KSeF – prosty system, wymagające wdrożenie
Sam mechanizm wystawiania e-faktur nie jest skomplikowany, ale to skala i różnorodność działalności firm logistycznych powoduje, że wdrożenie będzie dla nich wyzwaniem.
Firmy z branży TSL codziennie generują i otrzymują ogromną liczbę dokumentów. To czyni ich procesy podatne na opóźnienia, a każde dodatkowe utrudnienie – jak brak załączników czy konieczność weryfikacji kontrahenta – ma realny wpływ na operacje.
Podsumowanie
Branża logistyczna musi przygotować się na reorganizację obiegu dokumentów, ścisłą kontrolę kontrahentów i dostosowanie systemów informatycznych. KSeF może przynieść większą automatyzację i uporządkowanie procesów, ale wymaga zmiany codziennej pracy wielu zespołów.
