Czas to jedna z najcenniejszych wartości jaką dysponuje człowiek. Codziennie mamy do dyspozycji taką samą jego ilość. Nie da się go kupić, przekazać ani odzyskać i tylko od nas zależy, jak go spożytkujemy. Czas jest również wartością w świecie biznesu. Korzystając z niewłaściwie wdrożonych technologii, procesów, aplikacji czy innych elementów, które spowalniają naszą pracę codziennie jesteśmy z niego ‘okradani’. Często pracujemy w nocy, a nawet w weekendy, aby to nadrobić. A to kosztuje.
Dane z Amerykańskiego Instytutu ds. stresu pokazują, że amerykańscy pracownicy należą do najbardziej przepracowanych na świecie – spędzając w pracy ogromną ilość godzin. Mimo to, rezultaty ich pracy są coraz gorsze. Czemu tak się dzieje i dlaczego zjawisko to nie dotyczy jedynie pracowników USA, a także wielu innych na całym świecie? Codziennie wykonując pracę jesteśmy rozpraszani i finalnie od niej odrywani. Szereg zakłóceń wynikających z mediów społecznościowych, środowiska pracy, współpracowników, zadań administracyjnych czy źle wdrożonych rozwiązań IT – wszystko to ma wpływ na to, czy jesteśmy w stanie w terminie wykonać swoje obowiązki oraz to jak produktywni jesteśmy. Opóźnienia czy braki realizacji wyznaczonych zadań służbowych generują stresogenne sytuacje, w wyniku czego wiele osób cierpi na syndrom wypalenia zawodowego. W maju Światowa Organizacja Zdrowia oficjalnie uznała syndrom wypalenia za chorobę zawodową. Według firmy badawczej Gallup dwie trzecie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin doświadczyło go w pracy.
Tam gdzie dym, jest i ogień
„Kryzys związany z wypaleniem pracowników”, badanie przeprowadzone przez Kronos International i Future Workplace® pokazało, że jest on najwyższy w historii. Wypalenie pracowników osiągnęło rozmiary epidemii, a koszty długofalowego ignorowania tego zjawiska zapewne okażą się wysokie. Wypalenie zawodowe pracowników nie pozostaje bez wpływu na produktywność i bywa źródłem nasilonych nieobecności w pracy, co daje pracodawcy podstawy do podważenia ich zaangażowania. W wielu organizacjach taka sytuacja utrudnia zbudowanie i utrzymanie wydajnego zespołu, niezbędnego do tego by móc z sukcesem konkurować w biznesie. Mając to na uwadze, spora część firm zastanawia się nad wprowadzeniem czterodniowego tygodnia pracy, jednocześnie zachęcając swoich pracowników do zaprzestania pracy po godzinach. Dlaczego wypalenie zawodowe jest dziś tak powszechne? Coraz częściej działamy w środowisku cyfrowego szumu. Urządzenia mobilne, aplikacje, narzędzia firmowe takie jak Slack czy Microsoft Teams otworzyły dla nas zupełnie nowe możliwości w zakresie interakcji, zaangażowania i współpracy stając się kolejnym kanałem, który walczy o naszą codzienną uwagę. Dodatkowo z racji sposobu działania wymagają od nas szybkiej reakcji i zaangażowania, co w przypadku natłoku obowiązków służbowych może być bezpośrednio przyczyną nasilającego się stresu, a stąd jak już wiadomo prosta droga do wypalenia. Szacuje się, że co około dwie minuty dostajemy wiadomość e-mail, SMS, nowego tweet’a, Slack’a, etc. Co sprawia, że ciągle zmieniamy kontekst wykonywanych zadań i średnio około 26 minut zajmuje nam by ponownie skupić się na tej czynności którą wykonywaliśmy wcześniej. Dlatego często pracujemy po godzinach, kiedy jest cicho i możemy się skupić, ponieważ paradoksalnie również dzięki technologii możemy pracować w dowolnym miejscu, czasie i z niemal z każdego urządzenia. Mimo wielu narzędzi, które mają pomóc nam zautomatyzować i usprawnić zadania biznesowe, IDC szacuje, że nadal spędzamy blisko 30 procent czasu na poszukiwaniu informacji potrzebnych do wykonywania naszych codziennych zadań. Ponadto marnujemy ponad 32 dni w roku na przełączanie się między różnymi aplikacjami potrzebnymi do wykonywania zadań tylko administracyjnych. Technologie, które stworzyliśmy z myślą o tym, by ułatwiały nam poszczególne zadania działają dwubiegunowo: z jednej strony rozpraszają nas, odrywając od obowiązków służbowych, powodując stres i frustrację z drugiej jednak strony wykorzystane mądrze mogą pomóc nam opanować syndrom wypalenia.
Pracujmy mądrzej… niekoniecznie więcej
Myśląc o najczęściej wykonywanych działaniach w pracy, często mamy na myśli otwieranie i pracę na różnego rodzaju plikach/aplikacjach, wypełnianie wniosków biznesowych, raportów z działań/raportów finansowych, akceptację wydatków, tworzenie dokumentacji wsparcia technicznego czy wypełnianie dokumentów na szkolenia, wyjazdy służbowe, kursy czy urlopy. Okazuje się, że średnio potrzebujemy do ich wykonania czterech lub więcej aplikacji. Na wprowadzaniu wielu haseł i nawigowaniu po różnych interfejsach spędzamy około minuty i 16 sekund na każdej z nich. To około 10 minut na godzinę i sześć godzin tygodniowo, które poświęcamy na przyziemne działania na aplikacjach. Mamy za dużo narzędzi do pracy, a przez ich mnogość nasila się problem z identyfikacją właściwego, gdy potrzebujemy wykonać konkretne zadanie biznesowe.Jednak można się temu przeciwstawić, stosując technologie, które upraszczają dostęp czy ograniczają ilość stosowanych haseł, tak by praca była łatwiejsza i bardziej wydajna. Prostota i użyteczność, jaką wniosły one do naszego życia osobistego, dość szybko wkraczają również do naszego środowiska biznesowego i naszych miejsc pracy. Inteligentne rozwiązania zapewniające spójny dostęp do wszystkich aplikacji i treści, również na urządzeniach mobilnych, cechują się szeregiem usprawnień mających bezpośredni wpływ na podniesienie efektywności pracy czy produktywności osób z nich korzystających. Rozwiązania te wykorzystują takie funkcje, jak np. uczenie maszynowe do ustalania priorytetów czy zadań oraz automatycznie dostarczają je na urządzenia pracowników. Stosują również dynamicznie zasady bezpieczeństwa, oparte na analizie naszego zachowania, analizie środowiska w którym pracujemy, co pozwala nam wykonywać zadania tak, jak chcemy, mając pewność, że aplikacje, informacje i urządzenia je przechowujące są bezpieczne. Technologia jest kluczowym czynnikiem napędzającym współczesnych pracowników.
